נושא: שיפור קיום ותהליכים של ישיבות עבודה
בסוף חודש יוני 2024, ביצענו בקרה על תהליך שיפור קיום ישיבות עבודה אצל לקוח של חברת ואיולן. הבקרה בוצעה באמצעות ניתוח נתוני יומני העובדים וקיום שיחות עימם.
בתום חצי שנה להטמעת השיפור, גילינו את התוצאות הבאות:
- היקף הישיבות בחברה פחת ב-17%.
- הזמן המושקע בישיבות עבודה פחת ב-32%.
- השתתפות העובדים בישיבות פחתה באופן ממוצע ב-23%.
- קיימת שביעות רצון מלאה בקרב המנהלים והעובדים.
להלן העקרונות שעל בסיסם ביצענו את שיפור קיום ישיבות העבודה, במטרה לשפר את האפקטיביות והתרבות הארגונית באמצעות ליווי וייעוץ עסקי:
עקרונות לקיום ישיבה אפקטיבית:
- קביעת נושא הישיבה קודם קיומה – נמנע מהפתעת העובדים, נאפשר להם להכיר את נושא הישיבה ולהתכונן אליו.
- זימון הגורמים הרלוונטיים בלבד לישיבה – נמנע מהשחתת זמן של עובדים שאינם רלוונטיים לישיבה.
- קביעת מסגרת זמן לישיבה ועמידה בה – חשיבה מקדימה על פרק הזמן הנדרש לישיבה והקפדה על עמידה בו, כדי לכבד את לוח הזמנים של המשתתפים.
- וידוא כי הטלפונים מושתקים ואינם מסיטים את תשומת הלב – הסרת כלל הגורמים המסיחים את הדעת ומיקוד כלל המשתתפים בישיבה עצמה.
- הגעה מוכנים לישיבה ושליטה בפרטים ובנתונים – כלל המשתתפים יכירו וישלטו בפרטים הנוגעים לישיבה, במטרה להפוך אותה ליעילה ואפקטיבית.
- התמקדות בנושא הישיבה בלבד – נמנע משיחות צד שאינן קשורות לנושא הישיבה, על מנת להתמקד במטרה לשמה התכנסה הישיבה.
- הגעה לישיבה עם פתרונות לבעיות – נתמקד בפתרונות ובמענה לבעיות והאתגרים העולים במהלך הישיבה, כך נוכל לתת להם מענה הולם.
- הישארות בחדר הישיבות עד סופה של הישיבה – נמנע מלצאת במהלך הישיבה, דבר אשר מפריע לשאר המשתתפים.
- כיבוד דעות מנוגדות – סביר כי למשתתפים תהיינה דעות מנוגדות, נדרש להקשיב ולכבד כל דעה המושמעת במהלך הישיבה, ולהתייחס אליה בצורה עניינית.
- קביעת גורם המסכם את הישיבה – קודם תחילת הישיבה יש לקבוע את הגורם אשר יהיה אחראי לסיכום הישיבה והפצתו למשתתפים בסמוך לסיומה.
באמצעות עקרונות אלו, הצלחנו לשפר את תהליך קיום הישיבות בחברה, לשפר את האפקטיביות ואת שביעות הרצון של המנהלים והעובדים. תהליך זה מדגיש את החשיבות של ליווי וייעוץ עסקי נכון, שמביא לתוצאות מוחשיות ומשמעותיות בארגון.
אם גם אתם מעוניינים לשפר את תהליכי העבודה בארגון שלכם, פנו אלינו לקבלת ליווי וייעוץ עסקי מקצועי שיסייע לכם להגיע לתוצאות מרשימות.
